C 2020 года у каждого работника появится электронная трудовая книжка, и на работодателей возложат новые обязанности.

Например, отчитываться в Пенсионный фонд РФ о трудовой деятельности сотрудника в случае его приема, перевода, увольнения и при подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Расскажем обо всем по порядку.

Во-первых, ведение индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц (ИЛС) останется обязанностью Пенсионного фонда. Более того, с 2020 в ИЛС добавится еще один раздел – «Сведения о трудовой деятельности» (см. п.2.1 ст.6 27-ФЗ), содержащий следующие данные о сотруднике:

- место работы (включает наименование и регистрационный номер страхователя, информацию об изменениях его названия с указанием реквизитов соответствующих приказов и распоряжений);

- сведения о приеме на работу с поименованием структурного подразделения, если оно есть;

- трудовая функция (должность согласно штатному расписанию, профессия, специальность, квалификация, точные обязанности);

- сведения о переводе на иную постоянную работу;

- реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения (распоряжений, приказов и иных);

- информация о выбранной сотрудником форме ведения трудовой книжки.

Во-вторых, отправляться в ПФР указанные сведения будут не в произвольной форме, а в виде определенного отчета, на основании которого данные будут вноситься в ИЛС, - СЗВ-ТД.

Форму СЗВ-ТД нужно предоставлять при трудоустройстве работника, его переводе на другую постоянную работу, подаче заявления о выборе формы ведения трудовой книжки и увольнении. Срок сдачи – не позже 15 числа месяца, следующего за тем, в котором произошло одно из указанных событий.

Кроме этого, при сдаче сведений о трудовом стаже работника впервые, страхователь обязан одновременно предоставить также данные о состоянии его трудовой деятельности у этого страхователя по состоянию на 1 января 2020 года.

Как это будет реализовываться (двумя отдельными отчетами за разные периоды или одним файлом с указанием дополнительных данных в специальных графах), пока не уточняется.

Кстати, если ни один из указанных случаев в течение следующего года не наступает, работодатель все равно обязан сдать отчеты по всем своим работникам (по состоянию на 1 января 2020) не позднее 15 февраля 2021 года.

А уже в 2021 году при принятии на работу и увольнении сотрудников предоставлять СЗВ-ТД нужно не позже рабочего дня, следующего за днем издания подтверждающего документа.

Формы сдачи СЗВ-ТД разнятся: страхователи, у которых в предшествующем отчету месяце работало 25 и более сотрудников, сдают его электронно; если персонала меньше, можно отправить форму как через Интернет, так и сдать в бумажном виде.

За непредоставление в срок СЗВ-ТД, а также за указание неполных или недостоверных сведений будет установлена административная ответственность с возложением штрафов на организации, ИП и должностных лиц.

Мы рекомендуем подстраховать себя и готовить всю необходимую отчетность быстро в специализированных программах. Например, в Новом «Астрал Отчет», который не только подскажет, как правильно заполнить форму, но и позволить подготовить и сдать все онлайн без привязки к рабочему месту.

Узнать больше об электронных трудовых книжках, отчетности в ПФР и Новом «Астрал Отчет» можно у наших специалистов: