Обязательно ли для осуществления юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) использовать специальное ПО или сервис, да и вообще пользоваться услугами какого-либо оператора?

Если вкратце, то да, обязательно (подчеркнем, речь про юридически значимые документы).

Но давайте разберемся, почему.

Во-первых, согласно правилам обмена электронными документами, для придания им юридической значимости, эти документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, а обмен ими с контрагентами – произведен в системе оператора ЭДО (СЭД, см. Постановление Правительства РФ № 1264 от 24.07.21).

Во-вторых, в некоторых случаях именно оператор может подтвердить (и имеет на это право) факт выставления или получения документов (например, УПД, электронных счет-фактур).

В-третьих, оператор ответственен за целостность передаваемых файлов и скорость их доставки, а также за нарушение этих обязательств.

В-четвертых, при работе на определенных рынках обязательность участия оператора в ЭДО дополнительно фиксируется в регламентирующих нормативных актах. Например, для участников товарооборота маркированной продукции передача данных о движении маркированных товаров возможна только через оператора ЭДО (см. Постановление Правительства РФ № 2464 от 31.12.20).

Когда оператор в ЭДО не требуется

Справедливости ради, отметим, что есть случаи, когда привлекать оператора к ЭДО нет необходимости. Это:

- обмен неформализованными документами, к оформлению которых нет строгих требования, и обработка их специализированными ПО не предусмотрена;

- предоставление формализованной отчетности прямо через сайт контролирующего органа. Например, ФНС.

Как выбрать оператора и ПО для электронного документооборота

Исходя из опыта, рекомендуем обращаться к решениям аккредитованных компаний.

Например, можно обратить внимание на сервисы «Астрал. ЭДО» или «1С-ЭДО». Первый подходит тем, кто привык работать без привязки к «1С», второй – тем, кто хочет использовать все возможности имеющейся учетной программы.

В любом случае, наши специалисты готовы помочь и подсказать оптимальный вариант на основе конкретных потребностей и числа контрагентов:

Остаемся на связи: